Pentru mult timp, achiziția unei imprimante a fost o decizie aproape automată pentru orice companie. Era nevoie de un echipament nou, se stabilea un buget, se comparau câteva modele și se făcea achiziția. Din acel moment, imprimanta devenea responsabilitatea firmei: consumabile, mentenanță, reparații și, după câțiva ani, înlocuire.
Modelul începe însă să se schimbe. Tot mai multe servicii utilizate de companii sunt cumpărate sub forma unui abonament sau a unui cost operațional predictibil, iar aceeași abordare poate fi aplicată și infrastructurii de printare. Conceptul de Printing-as-a-Service mută atenția de la simpla posesie a unei imprimante la accesul la un serviciu complet de imprimare.
Pentru o companie, întrebarea nu mai este doar „Ce imprimantă cumpărăm?”, ci și „Avem nevoie să deținem imprimanta sau avem nevoie ca serviciul de imprimare să funcționeze permanent și la un cost controlabil?”.
Deținerea unei imprimante nu înseamnă doar costul de achiziție
Prețul afișat al unei imprimante este doar una dintre componentele costului real suportat de companie. După achiziție apar consumabilele, piesele care se uzează, intervențiile tehnice și timpul necesar administrării echipamentului.
În funcție de tehnologia și modelul utilizat, lista poate include toner, cilindri, unități de imagine, kituri de mentenanță și alte componente consumabile. La acestea se adaugă eventualele reparații și perioadele în care echipamentul nu poate fi folosit.
O imprimantă care pare avantajoasă la cumpărare poate deveni costisitoare dacă are consumabile scumpe sau dacă este utilizată pentru un volum de imprimare mult mai mare decât cel pentru care a fost proiectată.
Din acest motiv, companiile ar trebui să analizeze costul total de utilizare, nu doar investiția inițială.
Mai există și un cost dificil de observat în contabilitate: timpul. Atunci când un angajat trebuie să găsească un toner compatibil, să solicite o ofertă de service sau să rezolve o defecțiune, compania alocă resurse unei activități care nu face parte, de regulă, din obiectul său principal de activitate.
Ce înseamnă Printing-as-a-Service
Printing-as-a-Service poate fi privit ca o schimbare de perspectivă. Compania nu mai cumpără neapărat un echipament pe care ulterior trebuie să îl administreze, ci contractează accesul la o infrastructură de imprimare și la serviciile necesare funcționării acesteia.
Într-un astfel de model, furnizorul poate pune la dispoziție echipamentul potrivit, mentenanța, intervențiile tehnice și, în funcție de contract, consumabilele necesare. Structura exactă diferă de la un furnizor la altul, motiv pentru care condițiile contractuale trebuie analizate înainte de alegerea serviciului.
Ideea centrală este însă simplă: responsabilitatea pentru funcționarea infrastructurii de printare este transferată într-o măsură mai mare către un furnizor specializat.
Este o logică deja familiară companiilor din alte domenii. Multe organizații preferă să plătească pentru acces la software, infrastructură IT sau alte servicii în loc să achiziționeze și să administreze integral fiecare componentă.
De la investiție inițială la un cost mai ușor de planificat
Una dintre diferențele importante dintre cumpărarea unei imprimante și utilizarea unui serviciu de închiriere este modul în care sunt distribuite cheltuielile.
Achiziția presupune o investiție inițială. Pentru un singur echipament, suma poate fi relativ ușor de absorbit. Situația se schimbă însă atunci când o companie are nevoie de mai multe multifuncționale profesionale sau trebuie să echipeze simultan mai multe sedii și departamente.
Închirierea poate transforma o parte din această investiție într-un cost operațional recurent. Pentru departamentul financiar, acest lucru poate face cheltuielile legate de imprimare mai ușor de anticipat, în funcție de structura contractului.
Predictibilitatea nu înseamnă automat că închirierea va fi mai ieftină în orice situație. Pentru o companie care imprimă foarte puțin și utilizează ani la rând același echipament fără probleme, achiziția poate rămâne o variantă potrivită.
De aceea, comparația trebuie făcută pornind de la volumul real de imprimare și de la costul total pe durata de utilizare.
Service-ul devine parte a serviciului, nu o problemă apărută ulterior
Defecțiunile reprezintă una dintre diferențele practice dintre cele două modele.
În cazul unei imprimante cumpărate, după expirarea garanției, compania trebuie de regulă să identifice problema și să găsească o soluție de service. În cazul unei infrastructuri cu mai multe echipamente, administrarea intervențiilor poate deveni o sarcină în sine.
Într-un model Printing-as-a-Service bine construit, mentenanța este integrată în relația dintre client și furnizor. Compania știe cui trebuie să îi semnaleze problema, iar furnizorul are interesul să mențină echipamentul funcțional.
Pentru client, valoarea nu constă doar în existența unei imprimante în birou. Valoarea reală este disponibilitatea serviciului atunci când angajații au nevoie de el.
Alegerea echipamentului după necesitățile reale ale biroului
O altă problemă frecventă apare atunci când imprimanta este aleasă după preț sau după specificațiile din catalog, fără o analiză a modului în care va fi utilizată.
Un birou care imprimă câteva sute de pagini lunar are alte cerințe decât un departament care procesează mii sau zeci de mii de pagini. Viteza, capacitatea tăvilor, imprimarea duplex, scanarea automată, formatul documentelor și necesitatea imprimării color pot schimba semnificativ configurația potrivită.
Un furnizor specializat poate analiza aceste cerințe înainte de instalare și poate propune o clasă de echipament adaptată volumului estimat.
Pentru companiile din București și din localitățile limitrofe care analizează această variantă, serviciile oferite de inchirieri-imprimante.ro, inclusiv soluțiile de inchirieri imprimante Ilfov, reprezintă una dintre opțiunile care pot fi luate în calcul atunci când se compară achiziția clasică cu externalizarea infrastructurii de printare.
Important este ca oferta să fie evaluată prin prisma volumului de pagini, a echipamentelor incluse, a condițiilor de service, a consumabilelor și a costului total estimat.
Un model interesant și pentru companiile aflate în creștere
Printing-as-a-Service poate deveni relevant mai ales atunci când necesitățile unei organizații se modifică.
O companie cu zece angajați poate avea astăzi nevoie de un singur multifuncțional. Dacă echipa crește, se deschid departamente sau apar sedii noi, infrastructura de imprimare trebuie adaptată.
În modelul tradițional, fiecare astfel de etapă poate însemna noi achiziții. Într-un model bazat pe servicii, configurația poate fi mai flexibilă, în limitele prevăzute de contract.
Acest lucru poate fi util și pentru proiectele temporare, punctele de lucru sau organizațiile care nu doresc să blocheze capital în echipamente ce s-ar putea să nu mai corespundă necesităților peste câțiva ani.
Costul pe pagină devine mai relevant decât prețul imprimantei
Atunci când sunt comparate două imprimante, diferența de preț dintre ele este ușor de observat. Mai dificil de calculat este cât va costa fiecare pagină produsă în următorii trei sau cinci ani.
Aici trebuie luate în considerare consumabilele, mentenanța, piesele, volumul de imprimare și durata de exploatare.
De exemplu, un echipament mai ieftin poate avea un cost pe pagină mai mare. Dacă este utilizat intensiv, diferența acumulată în timp poate depăși economia realizată în momentul achiziției.
Printing-as-a-Service încurajează tocmai această schimbare de perspectivă: imprimanta nu mai este analizată exclusiv ca un obiect cumpărat, ci ca o componentă a unui proces care produce documente și generează costuri lunare.
Mai puțină administrare pentru departamentele interne
Externalizarea infrastructurii de printare poate avea și un avantaj organizațional.
În multe companii, imprimantele ajung să fie administrate informal de departamentul IT, de office manager sau chiar de angajații care le utilizează cel mai des. Comandarea tonerului, identificarea defecțiunilor și discuțiile cu service-ul consumă timp.
Separat, fiecare activitate poate părea minoră. Adunate pe parcursul unui an și multiplicate cu numărul de echipamente, ele pot deveni relevante.
Un serviciu integrat poate reduce numărul acestor sarcini și poate oferi un punct unic de contact pentru problemele legate de imprimare.
Închirierea nu este soluția universală
Trecerea la Printing-as-a-Service nu trebuie privită ca o regulă potrivită oricărei organizații.
O firmă foarte mică, având un volum redus și ocazional de imprimare, poate constata că achiziția unui echipament simplu este suficientă. În schimb, pe măsură ce cresc volumul, numărul utilizatorilor și importanța disponibilității imprimantei, argumentele pentru un serviciu administrat devin mai relevante.
Înaintea semnării unui contract ar trebui verificate atent câteva aspecte: ce echipamente sunt furnizate, ce consumabile sunt incluse, dacă există limite de pagini, cum sunt tarifate volumele suplimentare, ce presupune mentenanța, care sunt condițiile unei intervenții tehnice și ce se întâmplă dacă echipamentul nu mai poate fi reparat.
Comparația corectă nu este între „imprimantă gratuită” și „imprimantă cumpărată”, ci între costurile și responsabilitățile totale ale celor două modele.
De la proprietatea asupra echipamentului la disponibilitatea serviciului
Transformarea digitală nu a eliminat documentele tipărite, dar a schimbat modul în care companiile privesc infrastructura necesară activității de zi cu zi.
În acest context, Printing-as-a-Service reprezintă mai mult decât simpla închiriere a unei imprimante. Este trecerea de la logica proprietății asupra unui echipament la logica disponibilității unui serviciu.
Pentru companie, rezultatul urmărit rămâne același: angajații trebuie să poată imprima, copia și scana documentele de care au nevoie. Diferența constă în cine suportă investiția inițială, cine administrează echipamentul și cum sunt distribuite costurile în timp.
Înainte de următoarea achiziție de imprimante, companiile pot face astfel un calcul mai amplu: costul echipamentului, consumabilele, service-ul, timpul administrativ și volumul estimat de pagini. Abia după această comparație se poate vedea dacă este mai potrivită deținerea echipamentului sau cumpărarea imprimării ca serviciu.
Pe măsură ce organizațiile caută costuri mai predictibile și infrastructuri mai ușor de administrat, este probabil ca întrebarea „Ce imprimantă cumpărăm?” să fie înlocuită tot mai des de una diferită: „De ce serviciu de imprimare avem nevoie?”.
Urmărește știrile Obiectiv de Argeș și pe pagina de Facebook, pe grupul Ziar Obiectiv – Știrile Argeșului, pe Google News, pe Tik Tok sau direct pe canalul de WhatsApp
